Matryca Priorytetów – Macierz EisenhoweraZarządzanie sobą w czasie to jedna z ważniejszych kompetencji miękkich, która określa Twój sposób organizacji: począwszy od zadań zawodowych – przygotowywanie projektów, prowadzenie firmy; po te domowe – przygotowanie posiłków na cały tydzień dla 5 osobowej rodziny i rozmowa z przyjaciółką przez telefon. Jak sobie w tym pomóc, by wszystko co robimy było dla nas przyjazne?



Jak wspomniałam temat zarządzanie (sobą) czasem jest jednym z kluczowych umiejętności – (klik) kompetencji miękkich. Czas to jeden z cenniejszych, a zarazem najtrudniejszych zasobów do ujarzmienia. Nie możesz go dokupić, nie możesz wydłużyć doby; jedynie co jesteś w stanie zrobić to nim „zarządzać” – czyli zmienić swoje postępowanie względem niego. Narzędzi jest wiele, technik planowania, dysponowania. Ja przedstawiam jedną z nich – Macierz Eisenhowera. Bo często spotykam się z z trudnym wyborem pomiędzy pilnymi obowiązkami, własnymi przyjemnościami, a zobowiązaniami w stosunku do najbliższych.

Jeżeli spodoba Ci się ten sposób organizacji czasu pod koniec tekstu przygotowałam prostą tabelę, gdzie możesz ustalać swoje priorytety.

 

Skąd nazwa Macierz Eisenhowera?

A kojarzysz może nazwisko? To generał Dwight Eisenhower – prezydent Stanów Zjednoczonych, znany ze swojego roztropnego zarządzania czasem. Przypisuje mu się słowa:

 


To, co ważne, rzadko bywa pilne,

a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

 


 

Eisenhower stworzył matrycę ułatwiającą klasyfikowanie priorytetów i zadań do wykonania, nazywaną polem – siatką – systemem – kwadratem Eisenhowera bądź po prostu Matrycą Priorytetów. Dzięki temu narzędziu, zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze, bardziej zrozumiałe, a Twoja efektywności pracy wzrasta.

 

Jak działa Matryca Priorytetów?

Ważność i pilność danego zadania to dwa najważniejsze czynniki, wpływające na sposób w jaki wykorzystujesz swój czas. Najczęściej większość z nas skupia się wyłącznie na rzeczach pilnych, co jest podstawowym błędem. Pomijamy to co ważne i mało pilne; zadania, których osiągnięcie powinno być naszym celem, które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens. A wiesz dlaczego tak dzieje się? Ponieważ sprawy te nie wywierają na nas żadnej presji, dlatego odsuwamy je na bok uznając jako mniej pilne. I co dalej? Te ważne nie są pilne, więc musisz sam się zmotywować („zmusić”) do ich wykonania.

Spójrz na matrycę, jej cztery ćwiartki pokazują cztery grupy działań, którym poświęcamy swój czas i energię.

Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera


Aby poprawnie stosować matrycę należy zrozumieć oraz stosownie wyselekcjonować rzeczy ważne i pilne. Wpływa na to wiele czynników tj. priorytety osobiste i otoczenia (rodziny, pracy zawodowej), finanse, emocje, terminy itp. Często mamy problem z podziałem naszych zadań na ważne, pilne, nieważne i niepilne – w sensie jak je poukładać, posegregować, w jaki sposób podzielić? Przede wszystkim musisz skupić się na czynnościach najistotniejszych dla Ciebie i najbliższych.

 

Ćwiartka I

ćwiartka walki z czasem / gaszenia „pożarów” – rzeczy ważne i pilne

    • To rzeczy, których nie można zaniedbać, te „na wczoraj”, które powinny być zrealizowane natychmiast, jak najszybciej.
    • Wydarzenia wynikające z naszego zaniedbania, bo rzeczy, które były na początku „ważne i niepilne” zostały odłożone w czasie.
    • Są to często zdarzenia nagłe, kryzysowe; będące często poza naszym wpływem działań np. awaria sprzętu.
    • Najlepiej by ta ćwiartka była pusta… bo jeśli coś tam się znajduje, to niewykonanie ich skutkuje tylko negatywnie.
    • Ulgą dla tej ćwiartki są „złodzieje czasu”, którzy pomagają zredukować poziom stresu.

 

Ćwiartka II

– ćwiartka wysokiej jakości / działania skutecznego – rzeczy ważne, ale nie pilne

  • Właśnie tutaj lokujemy (długoterminowe) plany, cele; przewidujemy problemy i sposoby zapobiegania im.
  • Sprawy możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie (nauka języka, fitness)
  • Tu możesz rozwijać zdolności – wszelkie kursy, studia, każda forma samorozwoju.
  • I na zadaniach w tej ćwiartce powinnaś najbardziej skupić się. Ustalić czas wykonania tematu; jeżeli go przeciągniesz to trafisz z nim do ćwiartki I.
  • Pamiętaj: wizja, dyscyplina, kontrola, efekty.

 

Ćwiartka III

– ćwiartka ułudy / co nam zarzucają inni – sprawy pilne, ale mało ważne.

  • Tutaj deleguj, ustalaj priorytety, a potem realizuj.
  • Koncentracja na tym miejscu powoduje oscylowanie wokół rzeczy nieważnych, a że pilnych – tworzy to poczucie stresu.
  • Uczucie złudzenia, że trzeba zrobić coś ważnego; co wiąże się z naszą krótkowzrocznością, a nawet negatywnym odbiorem. Jesteśmy czasem osobami pozbawionymi kontroli, organizacji, a robimy jedynie szum wokół siebie.

 

Ćwiartka IV

– ćwiartka określana jako unikanie pracy / pożeracze czasu – rzeczy mało ważne i mało pilne

  • Sprawy te nie są ani istotne, ani kluczowe, ani nie wymagają pośpiechu.
  • Poświęcanie swojego czasu na działania pozorne, nie mające wiele wspólnego z faktycznymi obowiązkami.
  • Zapomnij o tych rzeczach lub minimalizuj
  • Koncentracja na tym miejscu, to tak naprawdę nie robienie nic, co służy realizacji zadań i celów. Konsekwencja: brak rezultatów, osiąganych celów, marnowanie czasu.

 

Jak każda metoda zarządzania czasem – tak i ta może posiadać wady i zalety. Jakie?

Zalety

  • samodzielne rozplanowanie własnego czasu
  • sposób na szybkie, łatwe ustalenie listy zadań do wykonania
  • uczy samodzielnego dobierania priorytetów oraz segregowania zadań

Wady

  • trudność w odpowiednim sklasyfikowaniu czynności do określonych ćwiartek
  • wpisywanie zbyt wielu zadań w pierwsze dwie ćwiartki
  • określenie IV ćwiartki – nie umieszczajmy tu czasu na relaks i rozrywkę, one też są ważne

 

Podsumowanie

Jaki obszar jest najważniejszy? Działania z ćwiartki II. Twoje działania powinny zmierzać do tego, aby powiększać i realizować te zadania. I pilnować aby nic nie przedostało się do ćwiartki I – ale z doświadczenia wiem, że jest to niemożliwe. Możemy jedynie monitorować działania z III i IV, tak by nasz czas był jak najefektywniej wykorzystywany, ale nie zapominając, że niektóre sprawy – niby te trwoniące czas też muszą mieć miejsce, aby panował w nas porządek myśli, odpoczynku i spokoju. Bardzo ważny jest relaks, wypoczynek, wyciszenie.  A tak naprawdę Ty wiesz co dla Ciebie jest ważne.

 

Jeżeli chcesz ustalać własne priorytety dzięki temu narzędziu możesz pobrać prostą, pomocną TABELĘ tutaj: MATRYCA PRIORYTETOW pdf lub po prostu rozrysować sobie na kartce coś w stylu poniższym:

Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera

 

Książki warte polecenia:

„Najpierw rzeczy najważniejsze.” Covey S.R 

Zjedz tę żabę! 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania” Tracy, B.

 

Na koniec mam prośbę – teraz Ty zarządzasz – jeżeli spodobał Ci się tekst machnij do mnie łapką – zostaw komentarz lub polub na social media np. Facebook. Za każdy odzew dziękuję!

A co tutaj ciekawego?

44 komentarze dla “Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera”

  1. Karolina napisał(a):

    Dla mnie najtrudniejsze są pożeracze czasu ! Ciągle z nimi walczę a one wracają jak bumerang ;(

    1. katarzyna napisał(a):

      Karolina u mnie też pożeraczu czasu.. ale do czasu. Nauczyłam się już włączać je. Pilotem 😉 pzdr.

  2. […] warty uwagi bo często mamy problem z rozróżnieniem tych czterech grup zadań. Kasia z bloga Hr W Domu bardzo fajnie to opisała. […]

  3. Super metoda! Znałam ją, ale nie wiedziałam, że tak się nazywa 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Pewnie, że super! Prosta, a jakie efekty 🙂

  4. Ja mam teraz swoją matryce wymuszoną sytuacją. Składa się z dwóch obszarów: 1. Zadania, które mogę zrealizować przy dziecku 2. Zadania na czas, kiedy dziecko śpi.

    1. katarzyna napisał(a):

      Monika mam identyczną!!!! 😉 Czyli teraz noc – pracuję przy laptopie 🙂

  5. Zarządzanie czasem, to moja pięta achillesowa… Pracuję nad tym i nawet poczyniłam pewne postępy, ale nadal mam wrażenie, że czas mi ucieka przez palce…

    1. katarzyna napisał(a):

      Gosia ja też ciągle gonię czas. Pewne ułożenie zadań pomaga 🙂

  6. Coś w tym jest. Muszę spróbować skorzystać z tej matrycy. Może przyniesie nieoczekiwane efekty?

    1. katarzyna napisał(a):

      Ola przyniesie, jeśli będziesz ja uzupełniać. Nawet w głowie pomyśl o pożarach 🙂

  7. Najłatwiej mi wyznaczyć rzeczy pilne i ważne oraz niepilne i nieważne.

    1. katarzyna napisał(a):

      U mnie pilne same sie klarują 😉

  8. Od kilku lat probuje zarzadzam moim czasem. Kazdego dnia z rana wypisuje co chce zrobic i okreslam 2-3 wazne zadania. Od nich zaczynam. Idziw mi coraz lepiej 🙂

  9. Bardzo pomocna matryca. Oczywiście ważne i niepilne się zaniedbuje, a później jest gaszenie pożarów. :/

    Zjedz tę żabę to super książka! Pamiętam jak w pracy miałem wrzucone w kalendarz przypomnienie codziennie rano właśnie pod tym tytułem aż w końcu niektórzy zaczęli mnie pytać o co chodzi z tą żabą. 😀

    1. katarzyna napisał(a):

      Łukasz o patrz czyli dobrze dobieram sobie literaturę do czytania! Dziękuję że wpadłeś 🙂

  10. Najpierw na to spojrzałam i pomyślałam… OMF! Ale tekst jak zawsze wszystko wyjaśnił i jest dobry…

    1. katarzyna napisał(a):

      Haha ciekawe pierwsze myśli!

  11. Grace napisał(a):

    Podstawowe narzędzie zarządzania czasem, które pokazuje, że zarządzanie to to sztuka delegowania i odpuszczania 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Grace – tak, takie podstawowe, bez udziwniania. Takie są dobre, gdy czasu mało 😉

  12. O! pierwsze słyszę, ale wydaje się mieć to sens. Chociaż w moim przypadku zapewne będzie trudne do wdrożenia 😉

  13. Bardzo pomocny wpis, który na pewno mi się przyda, zaczynam wdrażać od jutra 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Powodzenia! Od jutra łatwiej niż od poniedziałku 😉

  14. Mam to szczęście, że mnie organizacja czasu przychodzi dość naturalnie. Z kolei jakieś szczególne planowania, rozpiski, tysiące odhaczaczy i zakreślaczy – to moje pożeracze czasu. Nie dość, że główkowanie spędza mi sen z powiek, potem odnajdywanie się w tym, a ostatecznie i tak robię wszystko według tego wewnętrznego organizera 🙂 Natomiast! Macierz Eisenhowera jest mi znana i o ile dobrze sklasyfikuję zadania, to naprawdę mi pomaga. Prosta wizualnie i czytelna. To zdecydowanie do mnie przemawia 🙂

  15. No właśnie – sęk w tym, żeby te zadania wpisać w dobre ćwiartki 🙂 Bo np. z tego, co widzę, dla większości z nas odpoczynek jest nieważny – podczas kiedy on jest bardzo ważny, a czasem bywa nawet pilny. Ja z kolei mam tych „pilnych, ważnych” za dużo, bo jestem obibokiem:) .. ale dzięki za przypomnienie, idzie coraz lepiej 😉

    1. katarzyna napisał(a):

      Słońce o właśnie – ten odpoczynek jest bardzo ważny, aby móc ładować baterię na rzeczy ważne i niepilne. Pozdrawiam!

  16. Nawet jeśli nie do końca się do niej stosujemy, to i tak wiele cennych wskazówek z niej wyciągamy, a później stają się dobrymi nawykami. 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Izabela słowo klucz do wielu zadań to nawyki!

  17. 🙂 Ilekroć mam przed sobą setkę zadań staram się je w myślach uporządkować wg priorytetów 🙂 a taka matryca doskonale w tym pomaga!

    1. katarzyna napisał(a):

      Dokładnie, powkładaj dane zadanie do odpowiednich ćwiartek. A później wszystko się samo ułoży 😉

  18. Nie wiem dlaczego ale bardzo przypomina mi to analizę SWAT. 😉

    1. katarzyna napisał(a):

      Bielecki prawda? Wizualnie bardzo podobne. Ale macierz dotyczy zarządzania czasem, a SWAT kojarzy się głównie ze strategią, z przedsiębiorstwem i spójrz, że w macierzy ćwiartka I to zagrożenie a w SWAT to mocne strony.

  19. Bardzo dobry wpis, muszę sobie go gdzieś zapisać i wracać do tego!

    1. katarzyna napisał(a):

      Diana dziękuję!

  20. Matryca jest chyba podstawowym narzędziem do zarządzania czasem, z której… nie korzystam na co dzień 😉 Lecz przydaje się na początku drogi do zorganizowania codzienności. Można wypisać w niej wszystkie aktualne zadania i wg tego ustalić plan dnia 🙂

  21. Marlena napisał(a):

    Organizacja czasu jest dla mnie bardzo wazna tym bardziej od kiedy zostalam mama. Mam swój plan dnia wg którego działam dzięki czemu mam również chwilę dla siebie.

  22. katarzyna napisał(a):

    czasnaziemi na pewno! Eisenhower wymyślił, a Covey opisał, popchnął dalej 🙂

  23. Uwielbiam doskonalić się w organizacji czasu. Przeczytałam serię książek S. Coveya. On właśnie posługuje się takimi ćwiartkami. Może zapożyczył pomysł od prezydenta USA…

  24. hej znam tą macierz, dzięki, ze mi ją przypomniałaś myślę, że każda kobieta – mama pracująca powinna na lodówce taka powiesić, by nie zaorywać się robieniem wszystkiego- najbardziej podoba mi się ćwiartka z delegowaniem:)

    1. katarzyna napisał(a):

      Wenus oj tak – delegowanie wychodzi mi najlepiej 😉

  25. Uwielbiam czytać o zarządzaniu czasem, pewnie dlatego, że dobrze sobie z tym tematem radzę, to czytanie o nim mnie nie stresuje, a wręcz przeciwnie 🙂

    1. katarzyna napisał(a):

      Pani Podróżnik przez to czytanie genialnie się dokształcamy!

  26. Anonim napisał(a):

    Muszę przyznać, że mi się przyda 😉 Wydrukuję sobie takie cudo 😉

    1. katarzyna napisał(a):

      Anonim bardzo mnie takie słowa cieszą!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

 

F